Fakturering och upphandling

Lag om krav på e-faktura

Från den 1 april 2019 ska ni som leverantör till ArkDes skicka oss en e-faktura. Observera att PDF inte är ett godkänt format.

I juni 2018 beslutade Riksdagen att anta lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277). Lagen innebär att alla inköp, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK ska faktureras med e-faktura. Inköp som görs av oss, ArkDes, ska därför faktureras med en e-faktura. Kom även ihåg att ange vår referens i fakturan.

Enligt lagen ska fakturor sändas enligt den europeiska standarden om inte annat har överenskommits. Det innebär att ni som är leverantör till oss ska sända faktura enligt formatet PEPPOL BIS Billing 3.0, om inte annat format har överenskommits, exempelvis Svefaktura 1.0.

Ni som kan e-fakturera redan idag

ArkDes kan ta emot fakturor via nätverket PEPPOL. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem eller faktureringssystem om de kan sända via PEPPOL-nätverket. Om ert ekonomisystem inte har stöd för PEPPOL, finns det många andra lösningar på marknaden för anslutning till PEPPOL (https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/)

PEPPOL

I första hand tar ArkDes emot fakturor i formatet PEPPOL BIS Billing 3.0 enligt ovan.

ArkDes PEPPOL-ID är 0007:2021003427

De format som ArkDes kan ta emot i PEPPOL-nätverket är PEPPOL BIS Billing 3.0 (faktura och kreditnota) och Svefaktura 1.0 (SFTI:s enkla faktura).

E-faktura via VAN

Om ni inte kan e-fakturera via PEPPOL kan ni använda vår VAN-tjänst. ArkDes använder Statens servicecenters e-handelstjänst i Visma Proceedo med systemleverantör Visma Commerce.

Format: SFTI Svefaktura

Partsidentitet: 2021003427 (vårt organisationsnummer)

Transportmetod: Protokoll – SFTI Transportprofil BAS

Teknisk mottagningsadress: https://www.proceedo.net/ebms/in/1098

Köper ni tjänster från en VAN-operatör idag så tar ni kontakt med dem. Operatören behöver registrera vår partsidentitet och vår mottagningsadress i sitt register för att er kundfaktura ska nå oss.

Integration

Om ni som leverantör har stöd för att skicka e-fakturor direkt från er till oss som myndighet, och om det rör sig om en större volym e-fakturor (>100 årligen), kan det vara kostnadseffektivt att sätta upp en direktintegration för Svefaktura mellan er och Visma Proceedo. En sådan integration måste dock beställas av oss via Statens servicecenter. Kontakta i så fall oss på e-postadress enligt nedan.

Ni som inte e-fakturerar idag

Om ni har ett affärssystem:

Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystemen/ekonomisystem. Hör med din systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare.

Se under punkten ovan vilka format som ArkDes kan ta emot i samt om kommunikationssätt.

Om ni inte har ett affärssystem eller inte redan är ansluten till en e-faktureringstjänst:

Är inget av ovanstående alternativ passande för er kan ni istället kostnadsfritt ansluta er till Visma Proceedos leverantörsportal för att kunna skicka e-faktura till oss på ett enkelt sätt. Denna lösning passar främst mindre leverantörer som skickar få fakturor. Kontakta i så fall oss på e-postadressen nedan så skickar vi er en inbjudan till Leverantörsportalen (Visma Proceedo Supplier Center).

Vänligen kontakta ekonomi@arkdes.se för att få mer info om hur leverantörer (utan eget system) fakturerar ArkDes via VISMA.